¹ Per documento utilizzato a scopo commerciale si intende ogni informazione fornita da un'autorità dietro compenso, comprese le informazioni che servono direttamente all'elaborazione di un prodotto.

² Un documento è considerato elaborato quando:

a.

è stato firmato dall'autorità che lo ha allestito; oppure

b.

è stato trasmesso definitivamente al destinatario da chi lo ha allestito, segnatamente a titolo di informazione o per presa di posizione o decisione.

³ Per documento destinato all'uso personale si intende ogni informazione a scopo di servizio, utilizzata esclusivamente dal suo autore o da un numero ristretto di persone quale mezzo ausiliario, come appunti o copie di lavoro di documenti.

(art. 6 cpv. 1 LTras)

L'accesso a un documento ufficiale accordato a una persona deve essere accordato nella stessa misura a qualsiasi altro richiedente.

(art. 6 cpv. 1 e 3 LTras)

¹ L'autorità informa il richiedente in merito ai documenti ufficiali disponibili e lo assiste nel suo intento, segnatamente quando si tratta di richiedenti disabili.

² Se i documenti ufficiali sono disponibili su internet oppure sono pubblicati in un organo della Confederazione, l'autorità può limitarsi a comunicare al richiedente le referenze necessarie al loro reperimento.

³ L'autorità non è tenuta a tradurre i documenti ufficiali che possono essere consultati secondo la legge sulla trasparenza.

(art. 6 cpv. 2 LTras)

¹ La consultazione ha luogo presso l'autorità competente per il disbrigo della domanda di accesso ai documenti ufficiali richiesti.

² L'autorità può limitarsi ad autorizzare il richiedente a consultare una copia del documento ufficiale.

³ L'identità del richiedente può essere verificata all'entrata degli edifici dell'autorità in applicazione del diritto di polizia negli edifici federali esercitato dalla Con­federazione secondo l'articolo 62f della legge federale del 21 marzo 1997² sull'organizzazione del Governo e dell'Amministrazione.

(art. 6 cpv. 2 LTras)

¹ Su domanda del richiedente, l'autorità gli consegna una copia di un documento ufficiale, a condizione che l'atto di fotocopiatura non danneggi il documento.

² Se il documento è protetto dal diritto d'autore, l'autorità rammenta al richiedente le relative limitazioni d'utilizzo.

(art. 7 cpv. 2 LTras)

¹ Se, nel valutare una domanda di accesso, l'interesse pubblico alla trasparenza si oppone al diritto di protezione della sfera privata di terzi, l'autorità competente può eccezionalmente concedere l'accesso dopo aver ponderato gli interessi in presenza.

² L'interesse pubblico alla trasparenza può prevalere quando:

a.

la pubblicazione risponde a un particolare bisogno di informazione da parte del pubblico, in particolare in seguito a nuovi eventi;

b.

la pubblicazione serve a tutelare interessi pubblici specifici, segnatamente l'ordine pubblico, la sicurezza o la salute pubblica;

c.

la persona, la cui sfera privata potrebbe essere lesa dalla pubblicazione, ha una relazione di diritto o di fatto con una delle autorità sottostanti alla legge sulla trasparenza, dalla quale ricava vantaggi considerevoli.

(art. 10 LTras)

¹ La domanda di accesso non sottostà a esigenze formali e non deve essere motivata.

² La domanda deve contenere indicazioni sufficienti per permettere all'autorità di identificare il documento richiesto. Se ragionevolmente esigibile, il richiedente è tenuto a indicare in particolare:

a.

i dati generalmente ottenibili che permettono di identificare chiaramente un documento, quali la data di allestimento, il titolo, il riferimento;

b.

un preciso lasso di tempo;

c.

l'autorità che ha allestito il documento; o

d.

l'ambito in questione.

³ L'autorità può invitare il richiedente a precisare la sua domanda.

⁴ Se il richiedente non fornisce entro 10 giorni le indicazioni complementari necessarie per l'identificazione del documento richiesto, la sua domanda è considerata ritirata. L'autorità rammenta al richiedente le conseguenze del non rispetto del termine impartito.

(art. 10 cpv. 2 LTras)

¹ Le rappresentanze svizzere all'estero e le missioni svizzere presso le Comunità europee e le organizzazioni internazionali trasmettono le domande di accesso rela­tive a documenti ufficiali da loro allestiti o ricevuti in quanto mittenti principali al Dipartimento federale degli affari esteri (Dipartimento) per l'ulteriore disbrigo della procedura di accesso.

² Il Dipartimento disciplina le competenze, i termini per il disbrigo e le modalità della consultazione.

(art. 10 cpv. 4 lett. a LTras)

Nel trattare le domande inoltrate dai professionisti dei media, l'autorità tiene conto, nella misura del possibile, dell'urgenza dell'informazione.

(art. 10 cpv. 4 lett. c LTras)

¹ Una domanda richiede un trattamento particolarmente dispendioso quando l'auto­rità non è in grado di trattarla con le risorse di cui dispone senza compromettere considerevolmente l'adempimento di altri compiti.

² Le domande che richiedono un trattamento particolarmente dispendioso sono trattate entro un termine ragionevole.

(art. 12 LTras)

¹ Se un documento è stato elaborato da più autorità, la presa di posizione è rilasciata dall'autorità responsabile.

² Se la domanda di accesso riguarda più documenti che concernono lo stesso affare e che sono stati allestiti o ricevuti da diverse autorità sottostanti alla legge sulla trasparenza, la presa di posizione è rilasciata dall'autorità responsabile.

³ Se la responsabilità non è stata assegnata ad alcuna autorità, le autorità interessate determinano tra di loro l'autorità responsabile della presa di posizione. Quest'ultima prende posizione d'intesa con le altre autorità interessate.

⁴ Se un documento è stato allestito su mandato di un'altra autorità, quest'ultima deve essere consultata prima della presa di posizione.

⁵ Se la domanda di accesso concerne documenti ufficiali classificati, la competenza e la procedura sono fissati dalle disposizioni applicabili in materia di protezione delle informazioni e di classificazione. L'autorità competente esamina se il documento può essere declassificato.

(art. 13 LTras)

¹ L'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (Incaricato) esamina se l'autorità ha agito in modo lecito e opportuno nel trattare la domanda.

² L'Incaricato ascolta i partecipanti alla procedura di mediazione e tenta di giungere a un compromesso. Se necessario, sottopone delle proposte. La procedura può essere scritta o orale.

³ L'Incaricato constata il risultato della procedura di mediazione e lo comunica per scritto ai partecipanti.

(art. 10 cpv. 4 lett. c, 13 e 14 LTras)

¹ Una domanda di mediazione richiede un trattamento particolarmente dispendioso da parte dellʼIncaricato in particolare se:

a.

riguarda documenti particolarmente numerosi o complessi;

b.

solleva questioni giuridiche, tecniche o politiche particolarmente ardue.

² Se una domanda di mediazione richiede un trattamento particolarmente dispen­dioso da parte dellʼIncaricato, questi può concedere una proroga ragionevole per portare a termine la mediazione o per emanare la raccomandazione.

(art. 13 e 20 LTras)

¹ Non appena è stata presentata una domanda di mediazione, lʼIncaricato ne informa lʼautorità e le impartisce un termine per:

a.

completare, se necessario, la motivazione della sua presa di posizione;

b.

trasmettergli i documenti necessari;

c.

comunicargli il nome della persona che la rappresenta nella mediazione.

² Le parti sono tenute a:

a.

contribuire al rispetto del termine entro cui deve svolgersi la mediazione;

b.

collaborare alla ricerca di un accordo;

c.

partecipare alla mediazione; lʼautorità partecipa per il tramite della persona autorizzata a rappresentarla.

³ Se il richiedente non partecipa alla mediazione, la domanda è considerata ritirata e la pratica è stralciata dal ruolo.

⁴ Se le parti rifiutano di partecipare alla ricerca di un accordo o se ritardano la procedura di mediazione in modo abusivo, lʼIncaricato può constatare lʼinsuccesso della mediazione.

(art. 14 LTras)

¹ Nella raccomandazione l'Incaricato menziona in particolare il diritto dei partecipanti alla procedura di mediazione di chiedere all'autorità responsabile l'emanazione di una decisione secondo l'articolo 15 LTras e li informa del termine a loro disposi­zione.

² La raccomandazione non deve contenere alcun tipo di informazione che potrebbe ledere uno degli interessi tutelati nell'articolo 7 capoverso 1 LTras.

³ L'Incaricato pubblica le raccomandazioni e prende gli opportuni provvedimenti per garantire la protezione dei dati personali dei partecipanti alla procedura di media­zione.

⁴ Se la protezione di dati personali non è possibile, l'Incaricato rinuncia a pubblicare la raccomandazione.

(art. 15 e 16 LTras)

Le unità amministrative dellʼAmministrazione federale centrale trasmettono inoltre allʼIncaricato una copia della propria decisione ed eventuali decisioni delle autorità di ricorso.

Si applicano le disposizioni dell'ordinanza generale sugli emolumenti dell'8 settembre 2004⁶, fatte salve le disposizioni speciali della presente ordinanza.

(art. 17 cpv. 2 e 3 LTras)

¹ L'autorità rinuncia alla riscossione di emolumenti quando i costi occasionati dalla riscossione sono superiori all'importo degli emolumenti stessi. Non sono fatturati gli emolumenti inferiori a 100 franchi.

² I costi legati alle esigenze particolari di persone disabili non sono presi in considerazione nel calcolo degli emolumenti.

³ L'autorità può condonare o ridurre gli emolumenti se rifiuta l'accesso o lo accorda solo parzialmente.

⁴ L'autorità riduce almeno del 50 per cento l'emolumento riscosso per una domanda di accesso presentata da professionisti dei media. Può rinunciare alla riduzione se la domanda richiede un trattamento particolarmente dispendioso.⁷

(art. 17 cpv. 3 LTras)

¹ La tariffa degli emolumenti è fissata nell'allegato 1.

² Se i costi previsti superano i 100 franchi, l'autorità informa il richiedente dell'im­porto previsto dell'emolumento. Se il richiedente non conferma entro 10 giorni la domanda di accesso, quest'ultima è considerata ritirata. L'autorità rammenta al richiedente le conseguenze del non rispetto del termine impartito.

(art. 21 lett. a LTras)

La gestione dei documenti ufficiali, e in particolare la loro registrazione, è retta dall'articolo 22 dell'ordinanza del 25 novembre 1998⁸ sull'organizzazione del Governo e dell'Amministrazione e dalle disposizioni emanate dal Dipartimento competente in applicazione della legislazione sull'archiviazione.

(art. 21 lett. b LTras)

Fatte salve disposizioni legali contrarie, le autorità provvedono a informare l'opi­nione pubblica come segue:

a.

pubblicano su internet le informazioni sugli ambiti e sugli affari importanti che rientrano nella loro sfera di competenza;

b.

mettono a disposizione ulteriori informazioni che agevolano la ricerca di documenti, sempre che questo non comporti un dispendio sproporzionato.

(art. 21 lett. c LTras)

L'autorità competente pubblica quanto prima su internet i documenti ufficiali importanti, se:

a.

ciò non comporta un dispendio sproporzionato; e

b.

la pubblicazione su internet non è contraria ad alcuna disposizione legale.

La Cancelleria federale e i Dipartimenti designano almeno un consulente per la trasparenza. Il consulente ha il compito di:

a.

offrire consulenza alle unità amministrative e alle persone o alle organizzazioni al di fuori dell'Amministrazione federale che sottostanno alla legge sulla trasparenza;

b.

promuovere l'informazione e la formazione dei collaboratori;

c.

collaborare all'applicazione della legge sulla trasparenza dell'ammini­stra­zione.

Ogni autorità comunica annualmente all'Incaricato:

a.

il numero di domande di accesso inoltrate durante l'anno;

b.

il numero di domande accettate, respinte o parzialmente respinte;

c.

l'importo totale degli emolumenti riscossi ai sensi della legge sulla trasparenza.

La modifica del diritto vigente è disciplinata nell'allegato 2.

Alle domande di mediazione presentate prima dellʼentrata in vigore della presente modifica si applica il diritto anteriore.

La presente ordinanza entra in vigore il 1° luglio 2006.