1
Ordonnance
sur l'état civil (OEC) du 28 avril 2004 (Etat le 13 décembre 2005) Le Conseil fédéral suisse, vu les art. 40, 43a, 44, al. 2, 45a, al. 3, 48, 103 et l'art. 6a, al. 1, titre final, du code
civil suisse (CC)1, arrête: Chapitre 1 Dispositions générales
Art. 1
Arrondissements de l'état civil et sièges 1
Les cantons définissent les arrondissements de l'état civil de manière à ce qu'il en résulte pour les officiers de l'état civil un degré d'occupation qui assure une exacte exécution de leurs tâches. Ce degré d'occupation représente 40 % au moins. Il est calculé uniquement sur la base des opérations d'état civil.
2
Dans les cas particulièrement fondés, le Département fédéral de justice et police (département) peut, sur demande de l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil (autorité de surveillance), accorder une dérogation au degré d'occupation minimal, si l'exacte exécution des tâches est néanmoins assurée.
3
Il est possible que des arrondissements soient formés de communes issues de plusieurs cantons. Les cantons concernés doivent alors s'entendre avec l'Office fédéral de l'état civil avant de passer les conventions nécessaires.
4
Les cantons désignent le siège de l'office de chaque arrondissement.
5
Toute modification d'un arrondissement et tout déplacement du siège d'un office doivent être annoncés à l'Office fédéral de l'état civil.
Art. 2
Offices de l'état civil spécialisés 1
Les cantons peuvent créer des offices spécialisés dont l'arrondissement de l'état civil englobe la totalité du territoire cantonal.
RO 2004 2915 1 RS
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211.112.2
Dispositions complémentaires et d'exécution du CC 2
211.112.2
2
Les offices spécialisés peuvent se voir attribuer les tâches suivantes: a. saisir des décisions ou des actes étrangers concernant l'état civil en vertu des décisions de leur autorité de surveillance (art. 32 de la LF du 18 déc. 1987 sur le droit international privé, LDIP2); b. saisir des jugements ou des décisions des tribunaux ou des autorités administratives de leur canton;
c. saisir des décisions administratives de la Confédération concernant des ressortissants de leur canton ou des jugements du Tribunal fédéral si la décision a été prise en première instance par un tribunal de leur canton.
3
Ils peuvent également confier ces tâches aux offices de l'état civil ordinaires.
4
Plusieurs cantons peuvent créer ensemble des offices de l'état civil spécialisés. Ils doivent alors s'entendre avec l'Office fédéral de l'état civil avant de passer les conventions nécessaires.
Art. 3
Langue officielle
1
La langue officielle est déterminée par la réglementation cantonale.
2
Si, au niveau linguistique, la compréhension d'une opération n'est pas garantie, il est fait appel à un interprète. Les frais sont à la charge des personnes concernées pour autant qu'il ne s'agisse pas d'une traduction dans le langage des sourds.
3
L'officier de l'état civil établit l'identité de l'interprète, l'invite à relater fidèlement les propos traduits et le rend attentif aux conséquences pénales d'une fausse déclaration.
4
Les actes dressés dans une autre langue que les langues officielles suisses peuvent être refusés s'ils ne sont pas accompagnés d'une traduction allemande, française ou italienne légalisée.
5
Si cela est nécessaire et possible, les autorités de l'état civil assurent la traduction.
6
Les frais de traduction sont à la charge des personnes concernées.
Art. 4
Officiers de l'état civil 1
Les cantons fixent, pour chaque arrondissement, le nombre d'officiers de l'état civil nécessaire; ils désignent en outre les chefs et les représentants.
2
Un officier de l'état civil peut prendre en charge plusieurs arrondissements, pour autant que le degré d'occupation minimal prévu à l'art. 1, al. 1, soit atteint.
3
Pour être nommé ou élu en qualité d'officier de l'état civil, il faut: a. détenir la nationalité suisse; b. avoir l'exercice des droits civils; 2 RS
291
Etat civil
3
211.112.2
c. posséder le certificat fédéral d'officier de l'état civil selon le règlement concernant l'examen professionnel de l'officier de l'état civil ou un autre certificat de capacité reconnu équivalent par l'Office fédéral de l'état civil.
4
Le certificat mentionné à l'al. 3, let. c, peut également être acquis après la nomination ou l'élection. L'autorité cantonale compétente fixe dans sa décision d'engagement le délai dans lequel le certificat peut être obtenu; ce délai peut aller jusqu'à trois ans au plus et être prolongé dans des cas particulièrement fondés.
5
Les cantons peuvent poser d'autres conditions à la nomination ou à l'élection des officiers de l'état civil.
Art. 5
Représentations de la Suisse à l'étranger 1
Les représentations de la Suisse à l'étranger collaborent à l'enregistrement de l'état civil et à la procédure de préparation des mariages. Elles assument notamment les tâches suivantes: a. informer et conseiller les personnes concernées; b. transmettre des décisions et des documents étrangers relatifs à l'état civil accompagnés de leur traduction sommaire et de leur légalisation;
c. transmettre des documents et recevoir des déclarations concernant la procédure préparatoire de mariages en Suisse;
d. transmettre des certificats suisses de capacité matrimoniale en vue de mariages à l'étranger;
e. recevoir et transmettre des déclarations concernant le nom; f.
faire vérifier les droits de cité communaux et cantonaux ainsi que la nationalité suisse; g. vérifier l'authenticité de documents étrangers; h. rechercher et transmettre des informations relatives au droit étranger; i.
percevoir des émoluments.
2
A titre exceptionnel, le département peut conférer certaines attributions d'officier de l'état civil à un représentant de la Suisse à l'étranger. La protection juridique est régie par la loi fédérale du 20 décembre 1968 sur la procédure administrative3 et par la loi fédérale d'organisation judiciaire du 16 décembre 19434.
3
L'Office fédéral de l'état civil donne les instructions nécessaires et exerce la surveillance.
3 RS
172.021
4 RS
173.110
Dispositions complémentaires et d'exécution du CC 4
211.112.2
Art. 6
Formules et leurs modes d'écriture 1
L'Office fédéral de l'état civil arrête les formules à utiliser dans le domaine de l'état civil.
2
Il édicte des directives sur la qualité du papier et les exigences relatives aux modes d'écriture. Il peut prescrire des éléments de sécurité particuliers pour éviter les abus.
Chapitre 2 Objet de l'enregistrement
Art. 7
Etat civil
1
L'enregistrement porte sur les données de l'état civil (art. 39, al. 2, CC).
2
Les données suivantes sont saisies: a. Naissance; b. Enfant trouvé;
c. Décès; d. Décès d'une personne non identifiée; e. Déclaration concernant le nom; f.
Reconnaissance d'un enfant; g. Droit de cité; h. Préparation du mariage; i. Mariage; j.
Dissolution du mariage; k. Changement de nom; l. Lien de
filiation;
m. Adoption; n. Déclaration d'absence;
o. Changement de sexe.
Art. 8
Données Les données suivantes sont traitées dans le registre de l'état civil: a. Données propres au système: 1. Numéros d'ordre dans le système, 2. Type d'inscription,
3. Statut de l'inscription, 4. Listes (communes, arrondissements de l'état civil, Etats, adresses); b. Numéro d'identification des personnes;
Etat civil
5
211.112.2
c. Noms:
1. Nom de famille, 2. Nom avant le premier mariage, 3. Prénoms, 4. Autres noms officiels; d. Sexe; e. Naissance: 1. Date, 2. Heure, 3. Lieu, 4. Naissance d'un enfant mort-né; f. Etat
civil:
1. Statut, 2. Date; g. Décès:
1. Date, 2. Heure, 3. Lieu; h. Domicile; i. Lieu
de
séjour;
j.
Statut de vie;
k. Tutelle; l. Parents: 1. Nom de famille de la mère, 2. Prénoms de la mère, 3. Autres noms officiels de la mère, 4. Nom de famille du père, 5. Prénoms du père, 6. Autres noms officiels du père; m. Parents
adoptifs:
1. Nom de famille de la mère adoptive, 2. Prénoms de la mère adoptive, 3. Autres noms officiels de la mère adoptive, 4. Nom de famille du père adoptif, 5. Prénoms du père adoptif, 6. Autres noms officiels du père adoptif;
Dispositions complémentaires et d'exécution du CC 6
211.112.2
n. Droit de cité/nationalité: 1. Date (valable dès le/valable jusqu'au), 2. Motif de l'acquisition, 3. Annotation concernant le motif de l'acquisition, 4. Motif de la perte, 5. Annotation concernant le motif de la perte, 6. Référence au registre des familles, 7. Bourgeoisie ou appartenance à une corporation; o. Données afférentes aux relations de famille: 1. Type
(mariage/filiation), 2. Date (valable dès le/valable jusqu'au), 3. Motif de la dissolution.
Art. 9
Naissance 1 La naissance d'un enfant, vivant ou mort-né, est enregistrée à l'état civil.
2
Un enfant est désigné en tant que mort-né s'il ne manifeste aucun signe de vie à la naissance et si son poids est d'au moins 500 grammes ou si la gestation a duré au moins 22 semaines entières.
3
Le nom de famille et les prénoms d'enfants mort-nés peuvent être saisis si les personnes habilitées à choisir les prénoms (art. 37, al. 1) le souhaitent.
Art. 10
Enfant trouvé
Par enfant trouvé on entend un enfant exposé, abandonné, dont la filiation est inconnue.
Art. 11
Reconnaissance d'un enfant 1
Par reconnaissance d'un enfant on entend la reconnaissance par le père d'un enfant qui n'a un lien de filiation qu'avec sa mère.
2
La reconnaissance peut avoir lieu avant la naissance de l'enfant.
3
Il est interdit de dresser l'acte de reconnaissance d'un enfant adopté.
4
Si l'auteur de la reconnaissance est mineur ou interdit, le consentement de ses père et mère ou de son tuteur est nécessaire. Le consentement est donné par écrit. Les signatures doivent être légalisées.
5
Sous réserve des reconnaissances d'enfants devant le juge et par testament (art. 260, al. 3, CC), chaque officier de l'état civil est compétent pour enregistrer la reconnaissance.
6
Dans des cas exceptionnels dûment motivés, la reconnaissance peut être enregistrée ailleurs qu'à l'office de l'état civil, notamment par l'officier de l'état civil compétent à raison du lieu où est sis un établissement hospitalier ou d'exécution des pei-
Etat civil
7
211.112.2
nes ou encore par l'entremise de la représentation compétente de la Suisse à l'étranger.
7
L'officier de l'état civil communique la reconnaissance à la mère et à l'enfant ou à ses descendants après sa mort, en attirant leur attention sur les dispositions des art. 260a à 260c CC.
Art. 12
Déclaration concernant le nom avant le mariage 1
La fiancée peut déclarer à l'officier de l'état civil vouloir conserver, après le mariage, le nom qu'elle portait jusqu'alors, suivi du nom de famille (art. 160, al. 2 et 3, CC). Le fiancé a la même possibilité lorsque les fiancés font la demande de pouvoir porter, dès la célébration du mariage, le nom de la femme comme nom de famille (art. 30, al. 2, CC).
2
Est compétent pour recevoir cette déclaration, l'office de l'état civil auprès duquel la demande en exécution de la procédure préparatoire de mariage doit être présentée ou l'office de l'état civil du lieu de la célébration. En cas de mariage à l'étranger, le déclarant peut également faire la déclaration auprès de la représentation de la Suisse ou de l'office de l'état civil de ses lieux d'origine ou de domicile en Suisse.
3
La signature doit être légalisée.
Art. 13
Déclaration concernant le nom après la dissolution judiciaire du mariage 1
Dans le délai d'une année après la dissolution judiciaire du mariage, le conjoint qui a changé de nom ensuite du mariage peut déclarer à l'officier de l'état civil vouloir reprendre son nom de famille ou celui qu'il portait avant le mariage (art. 109, al. 2, CC en relation avec l'art. 119, al. 1, CC).
2
La déclaration est reçue, en Suisse, par tout officier de l'état civil et, à l'étranger, par la représentation compétente de la Suisse.
3
La signature doit être légalisée.
Art. 14
Déclaration concernant la soumission au droit national 1
Lorsque survient un fait d'état civil qui se rapporte personnellement à un Suisse domicilié à l'étranger ou à un étranger, la personne concernée peut déclarer par écrit à l'officier de l'état civil qu'elle souhaite que son nom soit régi par son droit national (art. 37, al. 2, LDIP5).
2
Lorsqu'un fait d'état civil survient à l'étranger, une telle déclaration peut être faite directement à l'autorité de surveillance ou par l'entremise de la représentation de la Suisse.
3
Lorsqu'une personne de nationalité suisse fait une déclaration concernant le nom énoncée à l'art. 12 ou à l'art. 13, celle-ci a valeur de soumission du nom au droit suisse.
5 RS
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Dispositions complémentaires et d'exécution du CC 8
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Chapitre 3
Procédure d'enregistrement Section 1
Dispositions générales
Art. 15
Principes L'état civil est enregistré exclusivement sous forme électronique.
Art. 16
Examen 1 L'autorité de l'état civil: a. examine si elle est compétente; b. s'assure de l'identité et de la capacité civile des personnes concernées; c. vérifie que les indications à enregistrer sont exactes, complètes et conformes à l'état actuel.
2
Les personnes concernées doivent produire les pièces requises. Celles-ci ne doivent pas dater de plus de six mois. Si l'obtention de tels documents s'avère impossible ou ne peut manifestement être exigée, des documents plus anciens sont admis dans des cas fondés.
3
Les personnes de nationalité suisse doivent produire des pièces suisses.
4
Il n'est pas nécessaire de produire des documents pour prouver des faits d'état civil qui sont déjà enregistrés en Suisse et qui sont disponibles dans le système sans grands efforts pour l'autorité.
5
L'autorité de l'état civil informe et conseille les personnes concernées, met en œuvre, au besoin, des recherches supplémentaires et peut exiger la collaboration des personnes concernées.
6
Lorsque les faits à enregistrer ou une procédure de mariage ont un lien avec un Etat étranger, les cantons peuvent prévoir que les actes produits soient soumis à l'examen de l'autorité de surveillance.
7
Les documents, pour lesquels il existe un doute fondé qu'ils sont falsifiés ou utilisés illégalement, sont saisis et remis aux autorités cantonales de poursuite pénale.
Art. 17
Preuve de données non litigieuses (art. 41 CC) 1
L'autorité de surveillance peut admettre que, dans un cas d'espèce, la preuve de données relatives à l'état civil repose sur une déclaration faite à l'officier de l'état civil, pour autant que les conditions suivantes soient remplies: a. la personne tenue d'apporter sa collaboration démontre qu'au terme de toutes les démarches entreprises, l'obtention des documents pertinents s'avère impossible ou qu'elle ne peut raisonnablement être exigée et
b. il ressort des documents et des informations à disposition que les données en question ne sont pas litigieuses.
Etat civil
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2
L'officier de l'état civil invite expressément la personne qui procède à la déclaration à dire la vérité, la rend attentive aux conséquences pénales d'une fausse déclaration et légalise sa signature.
3
Les tribunaux sont compétents en cas de données d'état civil litigieuses.
Art. 18
Signature et légalisation 1
L'officier de l'état civil et les autres personnes astreintes à signer apposent leur signature à la main en un seul acte.
2
Si une personne astreinte à signer n'est pas en état de le faire ou refuse de signer, l'officier de l'état civil l'atteste par écrit.
3
L'officier de l'état civil légalise, dans les cas prévus par la présente ordonnance, la signature des personnes dont il reçoit une déclaration.
Art. 19
Délai d'enregistrement des données de l'état civil En règle générale, les données de l'état civil dûment établies sont enregistrées dans le délai d'une semaine.
Section 2
Compétences
Art. 20
Naissances et décès
1
Les naissances et les décès sont enregistrés dans l'arrondissement de l'état civil où ils ont lieu.
2
La naissance survenue dans un véhicule en course est enregistrée dans l'arrondissement de l'état civil où la mère a quitté le véhicule.
3
Le décès survenu dans un véhicule en course est enregistré dans l'arrondissement de l'état civil où le corps a été retiré du véhicule.
4
Lorsqu'il est impossible de déterminer le lieu exact où une personne est morte, le décès est enregistré dans l'arrondissement de l'état civil où le corps a été découvert.
5
La compétence d'enregistrer les naissances et les décès qui se produisent à bord d'aéronefs ou de navires est régie par les art. 18 à 20 de l'ordonnance du 22 janvier 1960 sur les droits et devoirs du commandant d'aéronef6 ainsi que par l'art. 56 de la loi fédérale du 23 septembre 1953 sur la navigation maritime sous pavillon suisse7.
6 RS
748.225.1
7 RS
747.30
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Art. 21
Mariages, reconnaissances d'enfants et déclarations 1
Les mariages sont enregistrés dans l'arrondissement de l'état civil où ils ont été célébrés.
2
La compétence d'enregistrer les reconnaissances d'enfants est régie par l'art. 11, al. 5 et 6.
3
La compétence d'enregistrer des déclarations est régie par: a. l'art. 12, al. 1 et 2, s'agissant des déclarations concernant le nom avant le mariage;
b. l'art. 13, al. 1 et 2, s'agissant des déclarations concernant le nom après la dissolution judiciaire du mariage; c. l'art. 14, al. 1 et 2, s'agissant des déclarations concernant la soumission au droit national;
d. l'art. 17, al. 1, s'agissant des déclarations valant preuves de données non litigieuses.
Art. 22
Décisions et naturalisations prononcées en Suisse 1
Les décisions judiciaires et administratives ainsi que les naturalisations prononcées en Suisse sont enregistrées dans le canton où elles ont été prononcées.
2
Les arrêts du Tribunal fédéral sont enregistrés dans le canton où l'autorité de première instance a son siège et les décisions administratives dans le canton d'origine de la personne concernée.
3
L'autorité de surveillance veille à ce que les données de l'état civil qui sont communiquées soient enregistrées et fassent l'objet d'une divulgation officielle (chap. 6, section 2).
4
Le partage des compétences dans les cantons est régi par le droit cantonal.
Art. 23
Décisions ou actes étrangers 1
Les décisions ou actes provenant de l'étranger sont enregistrés sur ordre de l'autorité de surveillance du canton d'origine des personnes concernées.
2
L'autorité de surveillance veille à ce que les données de l'état civil qui sont communiquées soient enregistrées et fassent l'objet d'une divulgation officielle (chap. 6, section 2).
3
Le partage des compétences dans les cantons est régi par le droit cantonal.
Etat civil
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Section 3
Saisie des données
Art. 24
Noms 1 Dans la mesure où les caractères standard du système (art. 80) le permettent, les noms sont enregistrés tels qu'ils figurent dans les actes d'état civil ou, à défaut, dans les autres pièces probantes.
2
Est enregistré en tant que nom de célibataire d'une personne le nom de famille porté immédiatement avant le premier mariage.
3
Les noms officiels qui ne constituent ni des noms de famille ni des prénoms sont saisis sous la rubrique «autres noms officiels».
4
Il est interdit d'omettre des noms, de les traduire ou d'en changer l'ordre.
Art. 25
Titres et grades
Les titres et les grades ne sont pas saisis.
Art. 26
Noms des localités
1
Les noms des localités suisses sont saisis tels qu'ils figurent dans le répertoire officiel des communes de la Suisse.
2
Dans la mesure où les caractères standard du système le permettent (art. 80), les noms des localités étrangères sont saisis dans la graphie figurant dans les pièces probantes.
Art. 27
Nationalité des étrangers et apatridie Sont enregistrés:
a. la ou les nationalités étrangères d'une personne qui ne possède pas la nationalité suisse.
b. l'apatridie.
Section 4
Clôture de l'inscription
Art. 28
1 La fonction «clôture de l'inscription» permet d'enregistrer valablement les données de l'état civil.
2
Seuls les officiers de l'état civil qui justifient d'un droit d'accès correspondant (art. 79) sont habilités à clore l'inscription sous leur numéro personnel d'identification utilisateur.
Dispositions complémentaires et d'exécution du CC 12
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Section 5
Modification des données
Art. 29
Par les autorités de l'état civil 1
La modification administrative de données de l'état civil prévue à l'art. 43 CC intervient sur ordre de l'autorité de surveillance.
2
Lorsque plusieurs autorités de surveillance sont concernées, la modification doit intervenir conformément aux directives de l'Office fédéral de l'état civil.
3
Les autorités, notamment les offices de l'état civil, sont tenues de signaler à l'autorité de surveillance les inexactitudes contenues dans les inscriptions closes.
4
De telles inexactitudes peuvent également être signalées par les personnes concernées.
Art. 30
Par les tribunaux
1
Sous réserve de l'art. 29, les tribunaux procèdent à la modification des données de l'état civil (art. 42 CC).
2
Le tribunal compétent est celui dans le ressort duquel l'enregistrement de données de l'état civil à modifier a eu lieu ou aurait dû avoir lieu.
Section 6
Pièces justificatives
Art. 31
Dépôt Les cantons veillent à ce que les pièces justificatives qui ont servi à l'enregistrement de données de l'état civil soient conservées de manière appropriée (art. 7).
Art. 32
Durée de la conservation 1
Les pièces justificatives doivent être conservées pendant 50 ans.
2
Si les pièces justificatives sont microfilmées ou enregistrées sur un support électronique, elles peuvent être détruites au terme d'un délai de 10 ans, avec l'autorisation de l'autorité de surveillance.
Art. 33
Divulgation de données ressortant des pièces justificatives 1
La divulgation de données ressortant des pièces justificatives est régie par les dispositions du chap. 4.
2
Les offices de l'état civil peuvent décider de restituer aux ayants droit les pièces justificatives. Celles-ci doivent être remplacées par des copies certifiées conformes à l'original.
Etat civil
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Chapitre 4
Obligations d'annoncer Section 1
Naissance et décès
Art. 34
Personnes astreintes à l'annonce Les personnes tenues d'annoncer les naissances et les décès sont, dans l'ordre: a. les directions des cliniques, des homes et des établissements; b. les autorités qui ont connaissance de la naissance ou du décès; c. le médecin et le personnel médical auxiliaire qui a assisté à la naissance ou au décès;
d. les membres de la famille ou les personnes mandatées à cet effet; e. les autres personnes présentes, notamment celle qui a assisté au décès d'un inconnu ou qui a découvert son corps; f.
le commandant d'un aéronef et le capitaine d'un navire (art. 20, al. 5).
Art. 35
Autorité compétente, forme de l'annonce et délai 1
Les personnes astreintes à l'annonce la font par écrit ou en se présentant personnellement à l'office de l'état civil dans les deux jours qui suivent le décès ou dans les trois jours qui suivent la naissance.
2
L'office de l'état civil reçoit également les annonces tardives. Si plus de trente jours se sont écoulés entre la naissance ou le décès d'une part et l'annonce d'autre part, il provoque une décision de l'autorité de surveillance.
3
L'office de l'état civil signale à l'autorité de surveillance les personnes qui n'ont pas annoncé une naissance ou un décès en temps utile (art. 91, al. 2).
4
Le droit cantonal peut prévoir que l'annonce du décès d'une personne soit faite au service administratif de la commune où elle avait son domicile et où elle est décédée.
5
Toute annonce de décès ou d'enfant mort-né doit être accompagnée d'un certificat médical.
Art. 36
Inhumation 1 Le corps ne peut être inhumé ou incinéré et le permis de transport délivré qu'après l'annonce à l'office de l'état civil du décès ou de la découverte du corps.
2
Dans des cas exceptionnels, le service compétent en vertu du droit cantonal peut autoriser l'inhumation ou établir le permis de transport du corps avant la confirmation de l'annonce d'un décès. Dans ce cas, il doit effectuer l'annonce à l'office de l'état civil sans délai.
3
Si l'inhumation, l'incinération ou la délivrance du permis de transport a lieu avant l'annonce à l'état civil et sans l'autorisation de l'autorité compétente, il ne peut être procédé à l'enregistrement du décès qu'avec l'autorisation de l'autorité de surveillance.
Dispositions complémentaires et d'exécution du CC 14
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Art. 37
Prénoms de l'enfant
1
Si les parents sont mariés ensemble, ils choisissent les prénoms de l'enfant. S'ils ne sont pas mariés ensemble, il appartient à la mère de choisir les prénoms de l'enfant pour autant qu'ils n'exercent pas l'autorité parentale en commun.
2
Les prénoms sont annoncés à l'office de l'état civil en même temps que la naissance.
3
L'officier de l'état civil refuse les prénoms manifestement préjudiciables aux intérêts de l'enfant.
Art. 38
Enfant trouvé
1
La personne qui trouve un enfant de filiation inconnue est tenue d'en informer l'autorité compétente en vertu du droit cantonal.
2
L'autorité donne à l'enfant un nom de famille et des prénoms; elle fait l'annonce à l'office de l'état civil.
3
Si la filiation ou le lieu de naissance de l'enfant trouvé sont établis ultérieurement, ils doivent être enregistrés par ordre de l'autorité de surveillance.
Section 2
Faits survenus à l'étranger, déclarations et décisions étrangères
Art. 39
Les personnes de nationalité suisse ainsi que les ressortissants étrangers qui ont une relation avec un citoyen suisse en vertu du droit de la famille sont tenus d'annoncer la survenance des faits d'état civil qui les concernent à la représentation compétente de la Suisse; elles ont la même obligation s'agissant des déclarations et des décisions étrangères.
Chapitre 5 Communications officielles
Art. 40
Autorités judiciaires
1
L'autorité judiciaire communique: a. le jugement constatant la naissance et le décès; b. le jugement constatant le mariage; c. le jugement déclaratif d'absence ou sa révocation; d. le jugement prononçant le divorce (art. 111 ss CC) et le jugement d'annulation du mariage (art. 104 ss CC);
e. le jugement en matière de nom (art. 29 et 30 CC); f.
le jugement déclaratif de paternité (art. 261 CC);
Etat civil
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g. le jugement de désaveu (art. 256 CC); h. le jugement d'annulation de reconnaissance (art. 259, al. 2, et 260a CC); i.
l'annulation de l'adoption (art. 269 ss CC); j.
le changement de sexe; k. la saisie et la modification de données de l'état civil (art. 42 CC).
2
L'obligation de procéder à une communication officielle comprend également la reconnaissance d'un enfant reçue par le juge (art. 260, al. 3, CC).
Art. 41
Autorités administratives
Les autorités administratives communiquent les décisions suivantes: a. l'acquisition et la perte de droits de cité communaux et cantonaux; b. l'acquisition et la perte de la nationalité suisse; c. le changement de nom (art. 30, al. 1 et 2, CC); d. le changement de nom qui entraîne une modification du droit de cité (art. 271, al. 3, CC).
Art. 42
Autres cas
1
L'autorité judiciaire ou administrative compétente d'après la législation cantonale communique les décisions relatives à: a. l'adoption (art. 264 ss CC); b. la reconnaissance testamentaire d'un enfant (art. 260, al. 3, CC); c. l'interdiction et sa mainlevée (art. 368 ss et 431 ss CC).
2
La communication prévue à l'al. 1, let. b, est faite par l'autorité ayant la compétence d'ouvrir le testament (art. 557, al. 1, CC); elle a lieu sous la forme d'un extrait du testament.
Art. 43
Autorité compétente, forme de la communication et délai 1
La communication doit être adressée à l'autorité de surveillance, au siège de l'autorité judiciaire ou administrative.
2
Les arrêts du Tribunal fédéral doivent être communiqués à l'autorité de surveillance, au siège de la première instance; les décisions de l'administration fédérale doivent quant à elles être communiquées à l'autorité de surveillance du canton d'origine de la personne concernée.
3
Si le droit cantonal désigne une autre autorité (art. 2), les communications lui seront adressées directement, conformément aux al. 1 et 2.
4
Les tribunaux doivent également communiquer les jugements: a. à l'autorité tutélaire du lieu de domicile des enfants mineurs (art. 40, al. 1, let. c, s'il s'agit d'une personne mariée, et let. d, g, h et i);
Dispositions complémentaires et d'exécution du CC 16
211.112.2
b.8 à l'autorité tutélaire du lieu de domicile de la mère au moment de la naissance de l'enfant (art. 40, al. 1, let. f).
5
La communication a lieu après l'entrée en force de la décision. Elle se fait sous la forme d'un extrait qui doit indiquer l'état civil complet des intéressés, établi sur la base d'actes de l'état civil, ainsi que le dispositif et la date d'entrée en force du jugement ou de la décision.
6
La communication peut être faite sous la forme d'une photocopie, pour autant qu'elle soit munie du sceau original du tribunal ou de l'autorité administrative ainsi que de la signature originale du fonctionnaire autorisé.
Chapitre 6 Divulgation des données Section 1 Généralités
Art. 44
Secret de fonction
1
Les collaborateurs des autorités de l'état civil doivent observer le secret sur les données personnelles. Cette obligation subsiste après la cessation des rapports de service.
2
La divulgation de données personnelles fondée sur des dispositions particulières est réservée.
Art. 45
Conditions de la divulgation 1
La deuxième section du présent chapitre fixe les conditions de la divulgation d'office de données personnelles alors que la troisième section fixe celles de la divulgation sur demande.
2
Les données personnelles non encore enregistrées valablement (art. 28), celles qui doivent faire l'objet d'une modification (art. 29 et 30) ainsi que les données bloquées (art. 46) ne peuvent être divulguées qu'avec l'autorisation de l'autorité de surveillance.
Art. 46
Opposition à la divulgation 1
L'autorité de surveillance fait bloquer la divulgation de données personnelles: a. sur demande ou d'office, pour autant que la protection de la personne concernée l'exige ou que cela soit prévu par la loi;
b. sur la base d'une décision judiciaire entrée en force; 2
Si les conditions de l'opposition ne sont plus données, elle fait procéder à sa levée.
3
Le droit de l'enfant adopté d'obtenir des données relatives à l'identité de ses parents biologiques est réservé (art. 268c CC).
8 RO
2005 5599
Etat civil
17
211.112.2
Art. 47
Forme de la divulgation 1
La forme de la divulgation de données personnelles est régie par les directives de l'Office fédéral de l'état civil sur les formules de l'état civil et leurs modes d'écriture (art. 6).
2
La divulgation a lieu sous la forme: a. d'une attestation écrite ou d'un certificat écrit, lorsqu'il n'y a pas de formule de l'état civil à disposition; b. d'une copie certifiée conforme de pièces justificatives.
3
Les documents doivent être datés, certifiés conformes par la signature de l'officier de l'état civil et munis du sceau de l'office.
Art. 48
Force probante
Les documents mentionnés à l'art. 47 ont la même force probante que les supports de données (registres de l'état civil et pièces justificatives) originaux.
Section 2
Divulgation d'office
Art. 49
A l'administration communale du domicile ou du lieu de séjour 1
L'office de l'état civil compétent communique la saisie et la modification des données auxquelles il a procédé, à l'administration communale du domicile ou du lieu de séjour de la personne concernée.
2
Cette communication sert à la tenue du registre du contrôle des habitants.
Art. 50
A l'autorité tutélaire 1
L'office de l'état civil compétent communique à l'autorité tutélaire: a. la naissance d'un enfant dont les parents ne sont pas mariés ensemble ainsi que son décès s'il survient pendant la première année qui suit la naissance et si la filiation avec le père n'est pas encore établie à ce moment-là; b. la naissance d'un enfant né dans les 300 jours qui suivent le décès ou la déclaration d'absence de l'époux de la mère;
c. la reconnaissance d'un enfant mineur; d. le décès de l'un des parents exerçant l'autorité parentale; e. la découverte d'un enfant; 2
La communication est effectuée à l'autorité tutélaire: a. du lieu de domicile de la mère au moment de la naissance de l'enfant (al. 1, let. a et c);
b. au lieu de domicile de l'enfant (al. 1, let. b et d); c. au lieu de la découverte de l'enfant (al. 1, let. e).
Dispositions complémentaires et d'exécution du CC 18
211.112.2
Art. 51
A l'Office fédéral des réfugiés L'office de l'état civil compétent pour enregistrer les données de l'état civil communique à l'Office fédéral des réfugiés les faits d'état civil suivants se rapportant à des personnes qui requièrent l'asile, qui ont été admises provisoirement ou qui ont été reconnues réfugiées: a. les
naissances;
b. les reconnaissances d'enfants; c. les mariages;
d. les
décès.
Art. 52
A l'Office fédéral de la statistique L'Office fédéral de la statistique reçoit les données statistiques conformément à l'ordonnance du 30 juin 1993 concernant l'exécution des relevés statistiques fédéraux9.
Art. 53
Aux organes de l'AVS/AI L'office de l'état civil du lieu de décès communique tous les décès qu'il enregistre à la Centrale de compensation de l'assurance-vieillesse, survivants et invalidité.
Art. 54
Aux autorités étrangères 1
Les données personnelles se rapportant à des ressortissants étrangers sont communiquées à leurs autorités nationales si cette communication est prévue par une convention internationale.
2
A défaut de convention, les faits d'état civil ne peuvent en principe être annoncés que par les ayants droit (art. 59). Sont réservés des cas exceptionnels de transmission officielle d'extraits à la demande d'autorités étrangères (art. 61).
3
Les communications mentionnées au al. 1 sont transmises par l'office de l'état civil directement à l'Office fédéral de l'état civil, à l'intention de la représentation étrangère, pour autant que la convention internationale n'en dispose pas autrement.
Art. 55
Avis de décès aux représentations étrangères 1
L'office de l'état civil du lieu de décès annonce tous les décès de ressortissants étrangers à la représentation de l'Etat d'origine dans la circonscription de laquelle le décès est intervenu (art. 37, let. a, de la conv. de Vienne du 24 avril 1963 sur les relations consulaires10).
9 RS
431.012.1
10 RS
0.191.02
Etat civil
19
211.112.2
2
L'avis est à notifier sans retard et contient, pour autant qu'elles soient disponibles, les indications suivantes: a. nom
de
famille;
b. prénoms; c. sexe; d. lieu et date de la naissance; e. lieu et date du décès.
Art. 56
A d'autres services
1
Les autres obligations de communiquer et d'aviser que les offices de l'état civil peuvent avoir en vertu du droit fédéral ou cantonal sont réservées.
2
Les principes régissant l'observation du secret (art. 44) s'appliquent également aux autorités qui reçoivent les communications ou les avis.
Art. 57
Publication de faits d'état civil 1
Les cantons peuvent prévoir la publication des naissances, des décès et des célébrations de mariage.
2
Peuvent faire opposition à la publication: a. le père ou la mère de l'enfant en cas de naissance; b. les proches immédiats en cas de décès; c. l'un des deux fiancés en cas de célébration d'un mariage.
Section 3
Divulgation sur demande
Art. 58
Aux tribunaux et aux autorités administratives Les autorités de l'état civil sont tenues de divulguer des données personnelles aux tribunaux et aux autorités administratives suisses sur demande et dans la mesure où cela est indispensable à l'accomplissement de leurs tâches légales.
Art. 59
A des particuliers
La divulgation de données personnelles à des particuliers s'effectue lorsqu'un intérêt direct et digne de protection est établi et que l'obtention des données auprès des personnes concernées est impossible ou ne peut manifestement pas être exigée.
Dispositions complémentaires et d'exécution du CC 20
211.112.2
Art. 60
A des chercheurs
Lorsque l'obtention de données personnelles auprès des personnes concernées est impossible ou ne peut manifestement pas être exigée, l'autorité de surveillance autorise la divulgation de ces données à des fins: a. de recherche scientifique ne se rapportant pas à des personnes; b. de recherche se rapportant à des personnes, en particulier la recherche généalogique.
Art. 61
A des autorités étrangères 1
S'il n'existe aucune convention internationale (art. 54), des données personnelles peuvent être transmises exceptionnellement à une représentation étrangère, sur demande.
2
La demande est à adresser à l'Office fédéral de l'état civil.
3
La représentation étrangère doit prouver: a. qu'elle n'a pu, malgré des efforts appropriés, obtenir l'information désirée de l'ayant droit (art. 59); b. que la personne légitimée refuse la divulgation des données, sans motifs valables, notamment en vue de se soustraire à une disposition légale suisse ou étrangère;
c. qu'elle est, en matière de droit sur la protection des données, soumise à des prescriptions comparables à celles de la Suisse; d. qu'elle respecte le principe de la réciprocité.
4
L'Office fédéral de l'état civil commande l'extrait directement auprès de l'office de l'état civil compétent lorsque les preuves requises ont été apportées, à moins qu'il ne s'agisse d'un acte de décès sollicité par une autorité de l'Etat d'origine du défunt et que cet Etat soit partie à la convention de Vienne du 24 avril 1963 sur les relations consulaires11. L'office de l'état civil transmet directement le document à l'Office fédéral à l'intention de la représentation étrangère.
5
Il n'est pas perçu d'émolument.
11 RS
0.191.02
Etat civil
21
211.112.2
Chapitre 7 Préparation du mariage et célébration Section 1 Procédure préparatoire
Art. 62
Compétence 1 Est compétent pour l'exécution de la procédure préparatoire: a. l'office de l'état civil du lieu de domicile du fiancé ou de la fiancée; b. l'office de l'état civil où il est prévu de célébrer le mariage, lorsque les deux fiancés ont leur domicile à l'étranger.
2
Un changement ultérieur de domicile ne modifie pas la compétence.
Art. 63
Dépôt de la demande
1
Les fiancés présentent leur demande d'exécution de la procédure préparatoire à l'office de l'état civil compétent.
2
Les fiancés résidant à l'étranger peuvent présenter leur demande par l'entremise de la représentation compétente de la Suisse.
Art. 64
Documents 1 A l'appui de leur demande, les fiancés présentent à chaque fois les documents suivants:
a. un certificat relatif à leur domicile actuel; b. des documents relatifs à la naissance, au sexe, au nom, à la filiation, à l'état civil (pour les fiancés qui ont déjà été mariés: date de la dissolution du mariage) ainsi qu'aux lieux d'origine et à la nationalité; c. des documents relatifs à la naissance, au sexe, au nom et à la filiation des enfants communs.
2
Les interdits joignent, en outre, le consentement écrit du représentant légal.
3
Si les deux fiancés sont étrangers et qu'une condition pour la célébration du mariage selon le droit suisse (art. 94 à 96 CC) n'est pas remplie, ils joignent, en outre, la déclaration de reconnaissance du mariage de l'Etat d'origine de l'un des deux fiancés et l'autorisation de l'autorité de surveillance (art. 74).
Art. 65
Déclarations 1 Les fiancés déclarent devant l'officier de l'état civil: a. que les données figurant dans la demande et les documents présentés sont à jour, complets et exacts; b. qu'ils ne sont pas placés sous tutelle;
Dispositions complémentaires et d'exécution du CC 22
211.112.2
c. qu'ils ne sont pas parents en ligne directe, ni frère et sœur germains, consanguins ou utérins, que la parenté repose sur la descendance ou l'adoption, et qu'ils ne sont pas alliés avec l'enfant du conjoint;
d. qu'ils n'ont pas contracté de mariage antérieur non dissous.
2
L'officier de l'état civil invite expressément les fiancés à dire la vérité, les rend attentifs aux conséquences pénales d'une fausse déclaration et légalise leur signature.
Art. 66
Examen de la demande
1
L'office de l'état civil effectue l'examen prévu à l'art. 16.
2
Il examine, en outre: a. si la demande a été présentée en la forme requise; b. si les documents et déclarations nécessaires sont joints; c. si la capacité matrimoniale des deux fiancés est établie (art. 94 CC: identité, majorité, capacité de discernement; le cas échéant, consentement du représentant légal); d. si aucun empêchement au mariage n'existe (art. 95 et art. 96 CC).
Art. 67
Clôture de la procédure préparatoire 1
L'officier de l'état civil constate le résultat de la procédure préparatoire.
2
Si toutes les conditions du mariage sont remplies, l'office de l'état civil communique par écrit aux fiancés que le mariage peut être célébré. Il arrête avec eux les détails de la célébration ou les renvoie à cette fin devant l'office de l'état civil qu'ils ont choisi pour la célébration.
3
Si les conditions du mariage ne sont pas remplies ou que des doutes importants subsistent, l'office de l'état civil refuse de célébrer le mariage.
Art. 68
Délais 1 Le mariage est célébré dix jours au plus tôt et trois mois au plus tard après la communication de la décision relative au résultat positif de la procédure préparatoire.
2
Lorsque le respect du délai de dix jours risque d'empêcher la célébration du mariage parce que l'un des deux fiancés est en danger de mort, l'officier de l'état civil de l'arrondissement qui a effectué la procédure préparatoire ou qui a été choisi pour la célébration du mariage peut, sur présentation d'une attestation médicale, abréger le délai ou célébrer le mariage immédiatement.
Art. 69
Exécution intégrale de la procédure préparatoire en la forme écrite 1
L'officier de l'état civil admet l'exécution de la procédure préparatoire en la forme écrite si l'un des deux fiancés démontre que sa comparution personnelle ne peut manifestement pas être exigée.
Etat civil
23
211.112.2
2
Si les deux fiancés sont domiciliés à l'étranger et ne possèdent pas la nationalité suisse, l'autorité de surveillance statue dans le cadre de l'autorisation au sens de l'art. 73.
3
Lorsque l'exécution de la procédure préparatoire en la forme écrite est admise, les fiancés résidant à l'étranger peuvent faire les déclarations prévues à l'art. 65 devant la représentation compétente de la Suisse à l'étranger.
Section 2
Célébration du mariage
Art. 70
Lieu 1 Le mariage est célébré dans la salle des mariages de l'arrondissement de l'état civil choisi par les fiancés (art. 67, al. 2).
2
L'officier de l'état civil peut célébrer le mariage dans un autre lieu si les fiancés démontrent que leur déplacement à la salle des mariages ne peut manifestement pas être exigé.
Art. 71
Forme de la célébration 1
Le mariage est célébré publiquement, en présence de deux témoins majeurs et capables de discernement. Ceux-ci doivent être désignés par les fiancés.
2
Lors de la célébration, l'officier de l'état civil demande aux fiancés: «N. N., déclarez-vous vouloir prendre MM pour époux?» «M. M., déclarez-vous vouloir prendre NN pour épouse?» 3 Si l'un et l'autre ont répondu affirmativement, l'officier de l'état civil déclare: «Vous avez répondu affirmativement à mes questions. En vertu de votre consentement mutuel, vous êtes unis par les liens du mariage.» 4 Immédiatement après la célébration, la pièce justificative qui a été préparée à l'avance en vue de l'enregistrement du mariage est signée par les époux, par les témoins et par l'officier de l'état civil.
Art. 72
Dispositions organisationnelles
particulières
1
L'officier de l'état civil peut limiter le nombre des participants, pour des motifs d'organisation. Quiconque perturbe le déroulement de la célébration est expulsé de la salle.
2
Le mariage simultané de plusieurs couples ne peut avoir lieu qu'avec l'accord de tous les fiancés.
3
Aucun mariage ne peut être célébré le dimanche ni un jour férié général au siège de l'office de l'état civil.
Dispositions complémentaires et d'exécution du CC 24
211.112.2
Section 3
Mariage de ressortissants étrangers
Art. 73
Domicile à l'étranger 1
L'autorité de surveillance statue sur les demandes d'autorisation de mariage présentées par les fiancés étrangers dont aucun n'est domicilié en Suisse (art. 43, al. 2, LDIP12).
2
La demande doit être adressée à l'office de l'état civil où le mariage sera célébré, accompagnée:
a. de l'attestation de reconnaissance du mariage par l'Etat de domicile ou l'Etat national des deux fiancés (art. 43, al. 2, LDIP) et; b. des documents désignés à l'art. 64, à l'exception de l'autorisation prévue à l'art. 74.
3
L'autorité de surveillance statue sur cette demande en même temps que sur l'autorisation de célébrer le mariage conformément au droit national de l'un des deux fiancés (art. 74) et d'exécuter la procédure préparatoire en la forme écrite (art. 69).
Art. 74
Conditions selon le droit étranger Lorsque les conditions prévues par le droit suisse ne sont pas remplies pour le mariage de deux étrangers (art. 94 à 96 CC), l'autorité de surveillance autorise le mariage s'il peut être célébré conformément aux conditions prévues par le droit national de l'un des deux fiancés (art. 44, al. 2, LDIP13) et s'il est compatible avec l'ordre public suisse.
Section 4
Certificat de capacité matrimoniale
Art. 75
1 A la demande des deux fiancés, il est délivré un certificat de capacité matrimoniale si ce document est nécessaire à la célébration du mariage d'un citoyen ou d'une citoyenne suisse à l'étranger.
2
Les dispositions relatives à la procédure préparatoire des mariages célébrés en Suisse (art. 62 à 67 et 69) s'appliquent par analogie à la compétence et à la procédure. A défaut de domicile en Suisse, l'office de l'état civil du lieu d'origine de la fiancée ou du fiancé est compétent.
12 RS
291
13 RS
291
Etat civil
25
211.112.2
Chapitre 8 Banque de données centrale Infostar
Art. 76
Organes responsables
1
L'Office fédéral de la justice exploite la banque de données centrale Infostar, par l'entremise du Centre de service informatique (fournisseur de prestations) du département.
2
Il est responsable de la banque de données centrale. Il prend en particulier les mesures qui sont nécessaires pour garantir la protection et la sécurité des données.
3
Les services qui utilisent Infostar assument la responsabilité de telles mesures dans leur domaine.
Art. 77
Financement, détermination des besoins et décomptes 1
Les cantons financent la banque de données centrale Infostar.
2
L'Office fédéral de la justice tient la comptabilité de l'exploitation et des nouveaux investissements éventuels sur un compte séparé des finances fédérales. 3 Il évalue le besoin annuel et comptabilise les frais effectifs.
4
Les détails sont réglés dans une convention d'exploitation passée entre l'Office fédéral de la justice et la Conférence des autorités cantonales de surveillance de l'état civil.
Art. 78
Collaboration des cantons 1
Les cantons collaborent à l'exploitation et au développement de la banque de données centrale.
2
Ils apportent leur collaboration par l'entremise de la Conférence des autorités cantonales de surveillance de l'état civil.
3
Celle-ci assume notamment les tâches suivantes: a. elle approuve les dépenses d'exploitation prévues; b. elle approuve les comptes annuels des coûts d'exploitation effectifs; c. elle fait des propositions de développement; d. elle prend position sur les propositions de la Confédération concernant le développement;
e. elle approuve les investissements en faveur du développement; f. elle accepte des unités relatives au développement de la banque de données centrale.
4
L'Office fédéral de l'état civil collabore étroitement avec les organes compétents de la Conférence.
Dispositions complémentaires et d'exécution du CC 26
211.112.2
Art. 79
Droits d'accès
1
Les droits d'accès des autorités impliquées à la banque de données centrale Infostar dépendent de leurs droits et obligations tels qu'ils sont décrits dans la présente ordonnance.
2
Ils sont mentionnés en annexe.
3
Ils sont accordés, modifiées ou supprimés exclusivement à la demande de l'Office fédéral de l'état civil.
Art. 80
Caractères Les données sont saisies selon les caractères standards d'Europe occidentale fixés par l'Organisation internationale de normalisation (ISO 8859-1).
Chapitre 9
Protection et sécurité des données
Art. 81
Droit d'être informé
1
Toute personne peut demander des renseignements à l'office de l'état civil du lieu de survenance de l'événement ou de son lieu d'origine sur les données la concernant.
2
Les renseignements sont fournis sous la forme d'extraits du registre ou de confirmations. Les frais sont facturés conformément à l'ordonnance du 27 octobre 1999 sur les émoluments en matière d'état civil14.
Art. 82
Sécurité des données
1
Les données de l'état civil, les programmes et la documentation sur les programmes doivent être protégées par des mesures organisationnelles et techniques appropriées contre tout accès, modification ou destruction non autorisés ainsi que contre toute subtilisation.
2
Les offices de l'état civil, les autorités de surveillance et l'Office fédéral de l'état civil prennent chacun dans leur ressort les mesures organisationnelles et techniques nécessaires pour garantir la mise en sûreté des données de l'état civil et pour sauvegarder l'enregistrement en cas de défaillance du système.
3
L'Office fédéral de l'état civil édicte des directives sur les exigences auxquelles doit satisfaire la sécurité des données; ce faisant il se fonde sur les prescriptions du Conseil fédéral et du département en matière de sécurité informatique; il veille à assurer la coordination avec les cantons.
14 RS
172.042.110
Etat civil
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211.112.2
Art. 83
Surveillance 1 Les autorités de surveillance et l'Office fédéral de l'état civil veillent au respect de la protection et de la sécurité des données, dans le cadre de leurs activités de surveillance et d'inspection (art. 84 et 85). Elles pourvoient à ce que les carences en matière de protection et de sécurité des données soient éliminées dans les meilleurs délais.
2
L'Office fédéral de l'état civil peut se faire conseiller par le Préposé fédéral à la protection des données et par l'unité de stratégie informatique de la Confédération.
Chapitre 10 Surveillance
Art. 84
Autorités 1 Le département exerce la haute surveillance sur l'état civil suisse.
2
Les autorités de surveillance veillent à l'exacte exécution des tâches de l'état civil dans leur canton. Plusieurs cantons peuvent prévoir une répartition des tâches entre eux ou unir leurs autorités de surveillance. Ils s'entendent alors avec l'Office fédéral de l'état civil avant de passer les conventions nécessaires.
3
L'Office fédéral de l'état civil est autorisé à régler les affaires suivantes de manière autonome:
a. l'élaboration d'instructions concernant la tenue des registres de l'état civil, la procédure préparatoire et la célébration du mariage ainsi que la sauvegarde des registres et des pièces justificatives; b. l'inspection des offices de l'état civil, des autorités de surveillance et des archives cantonales de l'état civil;
c. l'échange et l'obtention de documents d'état civil.
4
Pour l'échange et l'obtention de documents d'état civil, il peut traiter directement avec les représentations de la Suisse à l'étranger ainsi qu'avec les autorités et services étrangers.
Art. 85
Inspection et rapport 1
Les autorités de surveillance font inspecter les offices de l'état civil tous les deux ans au moins. Lorsqu'un office n'offre pas la garantie d'une exacte exécution de ses tâches, elles organisent les inspections aussi souvent que nécessaire, afin de remédier immédiatement aux défauts constatés.
2
Tous les deux ans au moins, les autorités de surveillance présentent au département un rapport portant sur: a. l'accomplissement de leurs tâches (art. 45, al. 2, CC); b. l'adoption et la modification de prescriptions et de directives cantonales; c. la gestion des offices, en particulier sur les résultats des inspections et les mesures qui ont été prises;
Dispositions complémentaires et d'exécution du CC 28
211.112.2
d. la jurisprudence essentielle en matière d'état civil; e. l'accomplissement de tâches pour lesquelles l'obligation d'établir un rapport est prévue spécialement, comme pour ce qui a trait au respect de la protection des données et à la garantie de la sécurité des données ainsi qu'aux mesures d'intégration des personnes handicapées (art. 18 de la LF du 13 déc.
2002 sur l'élimination des inégalités frappant les personnes handicapées15); f.
les résultats obtenus pour optimiser les tâches à effectuer.
3
Le département peut faire procéder l'Office fédéral de l'état civil à des inspections dans les cantons.
Art. 86
Intervention d'office
1
Les autorités de surveillance interviennent d'office dans les cas de gestion irrégulière des services qui leur sont subordonnés; elles prennent les mesures exigées par les circonstances, le cas échéant aux frais des communes, des districts ou du canton.
2
Le même droit appartient au département si l'autorité cantonale de surveillance, invitée à prendre des mesures, n'agit pas ou a pris des mesures insuffisantes.
3
La procédure et les voies de droit sont régies par les art. 89 et 90.
Art. 87
Renvoi et non-réélection d'un officier de l'état civil 1
L'autorité de surveillance, agissant d'office ou sur requête de l'Office fédéral de l'état civil, prononce le renvoi de l'officier de l'état civil ou du suppléant qui s'est montré incapable d'exercer sa fonction ou qui ne remplit plus les conditions d'éligibilité prévues à l'art. 4, al. 3; le cas échéant, elle l'exclut d'une réélection.
2
La procédure et les voies de droit sont régies par les art. 89 et 90.
Art. 88
Commission fédérale pour les questions de l'état civil 1
La Commission fédérale pour les questions de l'état civil conseille les autorités fédérales dans l'exercice de leur haute surveillance sur l'état civil.
2
Elle peut être consultée notamment dans les domaines suivants: a. haute
surveillance;
b. législation; c. questions techniques concernant l'exploitation et le développement de la banque de données centrale; d. propositions de l'Office fédéral de la justice à la Conférence des autorités cantonales de surveillance de l'état civil, lui demandant d'accepter des unités de réalisation pour le développement de la banque de données centrale.
15 RS
151.3
Etat civil
29
211.112.2
3
Font partie de la Commission: a. le chef de l'Office fédéral de l'état civil; b. trois à cinq représentants des autorités de surveillance; c. trois à cinq représentants des offices de l'état civil.
4
Les représentants des autorités de surveillance sont élus par le département, sur proposition de la Conférence des autorités cantonales de surveillance de l'état civil.
Les représentants des offices de l'état civil sont également élus par ce département, sur proposition de l'Association suisse des officiers de l'état civil. Ce faisant, le département veille à assurer la meilleure représentativité possible des régions et des langues du pays.
5
Le chef de l'Office fédéral de l'état civil assure la présidence de la Commission.
Cet office tient le secrétariat.
Chapitre 11 Procédure et voies de droit
Art. 89
Principes de procédure 1
La procédure devant les offices de l'état civil et les autorités cantonales est régie par le droit cantonal, pour autant que la Confédération ne règle pas la matière exhaustivement.
2
La procédure devant les autorités fédérales est régie par la loi fédérale du 20 décembre 1968 sur la procédure administrative16 et par la loi fédérale d'organisation judiciaire du 16 décembre 194317.
3
Le droit cantonal ou fédéral sur la récusation s'applique aux interprètes qui interviennent lors d'opérations officielles des autorités de l'état civil, aux traducteurs de documents (art. 3, al. 2 à 6) et aux médecins qui établissent des certificats de décès ou de naissance d'un enfant mort-né (art. 35, al. 5).
Art. 90
Voies de droit
1
Les décisions de l'officier de l'état civil peuvent faire l'objet d'un recours devant l'autorité de surveillance.
2
Les décisions de l'autorité de surveillance peuvent être attaquées devant les autorités cantonales compétentes et faire l'objet, en dernier ressort, d'un recours de droit administratif devant le Tribunal fédéral; il en va de même des décisions de l'autorité de surveillance rendues sur recours.
3
Les décisions des autorités fédérales ou des autorités cantonales de dernière instance peuvent être attaquées conformément aux dispositions générales de l'organisation judiciaire fédérale; il en va de même des décisions sur recours rendues par ces autorités.
16 RS
172.021
17 RS
173.110
Dispositions complémentaires et d'exécution du CC 30
211.112.2
4
L'Office fédéral de la justice peut recourir contre les décisions prises dans le domaine de l'état civil devant les instances de recours cantonales et saisir le Tribunal fédéral d'un recours de droit administratif contre les décisions rendues en dernière instance cantonale.
5
Lorsqu'elles ont une portée de principe, les décisions cantonales rendues sur recours ainsi que les décisions d'officiers de l'état civil ou d'autorités de surveillance rendues en première instance doivent être communiquées à l'Office fédéral de l'état civil à l'intention de l'Office fédéral de la justice. D'autres décisions doivent également être communiquées à ces autorités si elles en font la demande.
Chapitre 12 Disposition pénale
Art. 91
1 Quiconque contrevient, intentionnellement ou par négligence, aux obligations d'annoncer prévues aux art. 34 à 39 sera puni d'une amende de 500 francs au plus.
2
Les offices de l'état civil signalent les contraventions à l'autorité de surveillance.
3
Les cantons désignent les autorités compétentes pour statuer sur les contraventions.
Chapitre 13 Dispositions finales
Art. 92
Registres de l'état civil conventionnels 1
Les registres conventionnels des naissances, des décès, des mariages et des reconnaissances conventionnels seront clos au plus tard d'ici au 31 décembre 2004.
2
L'Office fédéral de l'état civil édicte des directives sur: a. la clôture des registres conventionnels; b. les exceptions, pour une période transitoire, à la clôture des registres; c. la sécurité des registres et des pièces justificatives; d. la saisie de l'état civil résultant des jugements suisses, des décisions administratives et des naturalisations jusqu'à l'entrée en vigueur des art. 22 et 43 al. 1 à 3 (art. 100, al. 3).
3
La divulgation de données de l'état civil tirées des registres et des pièces justificatives intervient en la forme prévue à l'art. 47. L'autorité de surveillance peut, exceptionnellement, autoriser par écrit la consultation des registres de l'état civil si la divulgation des données sous cette forme ne peut manifestement pas être exigée; elle assortit l'autorisation des charges nécessaires à la protection des données.
4
Les cantons veillent à ce que les offices de l'état civil soient en possession d'originaux ou de copies lisibles des registres tenus dans leur arrondissement depuis au moins 120 ans; les offices peuvent également détenir des copies desdits registres, sur microfilm ou sur support électronique de données.
Etat civil
31
211.112.2
5
Ils s'assurent que les originaux des registres qui ne sont plus détenus par les offices de l'état civil et qui remontent au moins à l'année 1850 soient conservés en un lieu sûr et approprié et qu'ils puissent être consultés par les personnes intéressées avec ménagements.
6
Après la mise en service de la banque de données centrale Infostar, plus aucune transaction ne devra en principe être accomplie par les moyens informatiques existants pour le traitement électronique de données personnelles18. L'Office fédéral de l'état civil fixe les exceptions à ce principe et édicte les instructions relatives à la mise hors service de ces moyens informatiques.
7
Le répertoire central des adoptions sera clos à l'entrée en vigueur des art. 22 et 43, al. 1 à 3 (art. 100, al. 3). L'Office fédéral de l'état civil règle dans ses directives notamment la divulgation de données de l'état civil tirées de ce répertoire.
Art. 93
Ressaisie de données personnelles 1
Les données de l'état civil qui figuraient jusqu'à présent dans les registres de l'état civil sont transférées dans la banque de données centrale Infostar: a. à l'occasion de l'enregistrement de nouveaux événements, déclarations ou décisions qui concernent l'état civil; b. lors de la commande d'un certificat individuel d'état civil, d'un acte d'origine ou d'un certificat de famille si le titulaire est né après le 31 décembre 1967; c. sur ordre de l'autorité de surveillance.
2
L'Office fédéral de l'état civil édicte les directives nécessaires.
Art. 94
Arrondissements de l'état civil D'ici au 31 décembre 2005, le respect des exigences prévues aux art. 1, al. 1, et 4, al. 2, doit être vérifié pour chaque arrondissement de l'état civil et les adaptations nécessaires doivent être réalisées.
Art. 95
Certificat fédéral de capacité ou certificat équivalent 1
Les officiers de l'état civil qui ont été nommés ou élus avant l'entrée en vigueur de la présente ordonnance ne doivent acquérir le certificat fédéral de capacité ou un certificat reconnu équivalent par l'Office fédéral de l'état civil (art. 4, al. 3, let. c) que s'ils sont en service depuis moins de trois ans au moment de l'entrée en vigueur de la présente ordonnance.
2
Ils doivent obtenir le certificat fédéral de capacité dans un délai de trois ans à partir de l'entrée en vigueur de la présente ordonnance.
3
L'autorité de surveillance peut prolonger le délai mentionné à l'al. 2 dans des cas exceptionnels et motivés si l'exacte exécution des tâches est garantie.
18 Art.
177e ss de l'ancienne ordonnance sur l'état civil, dans sa version du 13 août 1997 (RO 1997 2006).
Dispositions complémentaires et d'exécution du CC 32
211.112.2
Art. 96
Mariage célébré par un membre d'un exécutif communal 1
Le droit cantonal peut prévoir que certains membres d'un exécutif communal soient nommés en tant qu'officiers de l'état civil extraordinaires avec l'autorisation exclusive de célébrer des mariages: a. si la célébration des mariages par ces personnes provient d'une tradition et si elle est profondément ancrée dans la population; b. si la formation et le perfectionnement de ces personnes sont garantis.
2
L'autorité de surveillance informe le département des personnes qu'elle a nommées dans son rapport (art. 85, al. 2).
Art. 97
Preuve des données de l'état civil L'autorité de l'état civil compétente peut demander aux personnes qui sont soumises à l'obligation de collaborer de prouver par pièces leurs données de l'état civil enregistrées avant l'entrée en vigueur de la présente ordonnance, en dérogation à l'art. 16, al. 4.
Art. 98
Mention du changement de sexe 1
Les changements de sexe intervenus avant le 1er janvier 2002 sont inscrits sur demande en marge du registre des naissances.
2
L'autorité de surveillance du canton où est tenu le registre des naissances est compétente pour recevoir la demande.
Art. 99
Abrogation et modification du droit en vigueur 1
Sont abrogés:
1. l'ordonnance du 22 décembre 1980 sur l'acte d'origine19; 2. l'ordonnance du 1er juin 1953 sur l'état civil20 à l'exception des art. 130 à 132 (art. 100, al. 3). Les art. 130 à 132 de l'ordonnance du 1er juin 1953 sur l'état civil seront abrogés lors de l'entrée en vigueur des art. 22 et 43, al. 1 à 3, de la nouvelle ordonnance du 28 avril 2004 sur l'état civil, fixée par le département (art. 100, al. 3).
2
1981 34, 2000 2028] 20 [RO
1953 815, 1977 2065, 1987 285, 1988 2030, 1991 1594, 1994 1384, 1997 2006, 1999 3028 3480 art. 17 ch. 3, 2001 3068, 2004 2915 art. 99 al. 1 ch. 2. RO 2005 1823] 21 RS
191.1
Etat civil
33
211.112.2
Art. 100
Entrée en vigueur
1
La présente ordonnance entre en vigueur le 1er juillet 2004, sous réserve des al. 2 et 3.
2
L'art. 9, al. 2, entre en vigueur le 1er janvier 2005.
3
Le département fixe la date de l'entrée en vigueur des art. 22 et 43, al. 1 à 3.22 22 Les art. 22 et 43 al. 1 à 3 entrent en vigueur le 1er juillet 2005 (O du DFJP du 11 avril 2005 - RO 2005 1823).
Dispositions complémentaires et d'exécution du CC 34
211.112.2
Annexe
(art. 79)
Droits d'accès Abréviations A Appeler
E Enregistrer S Saisir ACS Autorité cantonale de surveillance de l'état civil CH EC
Collaborateur de l'office de l'état civil, habilité à signer (officier de l'état civil) CS EC
Collaborateur spécialiste de l'office de l'état civil OFEC
Office fédéral de l'état civil (OFEC) Droits d'accès Noms des champs de données Titulaires du droit d'accès CH EC
CS EC
ACS
OFEC
1
Données propres au système 1.1
Numéros d'ordre dans le système A
A
A
A
1.2 Type
d'inscription
U E A A
1.3
Statut de l'inscription U
E
A
A
1.4
Listes (communes, arrondissements de l'état civil, Etats, adresses) A23
A24
A25 E
2
Numéro d'identification des personnes A
A
A
A
3
Noms
3.1
Nom de famille
U
E
A
A
3.2
Nom avant le premier mariage U
E
A
A
3.3 Prénoms
U E A A
3.4
Autres noms officiels U
E
A
A
4 Sexe
U E A A
5 Naissance
5.1 Date
U E A A
5.2 Heure
U E A A
5.3 Lieu
U E A A
5.4 Enfant
mort-né
U E A A
6 Etat
civil
6.1 Statut
U E A A
6.2 Date
U E A
A
23 E pour les adresses enregistrées par les EC 24 E pour les adresses enregistrées par les EC 25 E pour les adresses enregistrées par les ACS
Etat civil
35
211.112.2
Noms des champs de données Titulaires du droit d'accès CH EC
CS EC
ACS
OFEC
7 Décès
7.1 Date
U E A
A
7.2 Heure
U E A A
7.3 Lieu
U E A A
8 Domicile
U E A A
9
Lieu de séjour U
E
A
A
10 Statut
de
vie
U E A A
11 Tutelle
U E A A
12
Parents
12.1
Nom de famille de la mère U
E
A
A
12.2
Prénoms de la mère
U
E
A
A
12.3
Autres noms officiels de la mère U
E
A
A
12.4
Nom de famille du père U
E
A
A
12.5
Prénoms du père
U
E
A
A
12.6
Autres noms officiels du père U
E
A
A
13
Parents
adoptifs
13.1
Nom de famille de la mère adoptive U
E
A
A
13.2
Prénoms de la mère adoptive U
E
A
A
13.3
Autres noms officiels de la mère adoptive U
E
A
A
13.4
Nom de famille du père adoptif U
E
A
A
13.5
Prénoms du père adoptif U
E
A
A
13.6
Autres noms officiels du père adoptif U
E
A
A
14
Droit
de
cité/nationalité 14.1
Date (valable dès le/valable jusqu'au) U
E
A
A
14.2
Motif de l'acquisition U
E
A
A
14.3
Annotation concernant le motif de l'acquisition U E
A
A
14.4
Motif de perte
U
E
A
A
14.5
Annotation concernant le motif de la perte U
E
A
A
14.6
Référence au registre des familles U
E
A
A
14.7
Bourgeoisie ou appartenance à une corporation U E A A
15
Données afférentes aux relations de famille 15.1
Type
(mariage/filiation) U E A A
15.2
Date (valable dès le/valable jusqu'au) U
E
A
A
15.3
Motif de dissolution U
E
A
A
Dispositions complémentaires et d'exécution du CC 36
211.112.2