1
Ordonnance 3 sur l'asile
relative au traitement de données personnelles
(Ordonnance 3 sur l'asile, OA 3) du 11 août 1999 (Etat le 31 juillet 2001) Le Conseil fédéral suisse, vu l'art. 119 de la loi du 26 juin 1998 sur l'asile1 (loi), arrête:
Art. 1
Traitement des données personnelles
(art. 96)2
1 L'Office fédéral des réfugiés (office fédéral) exploite les systèmes d'information
suivants dans le cadre de l'exécution de ses tâches légales: a.
le Système d'enregistrement automatisé des personnes (AUPER); b.3 le Système d'information et de documentation sur l'asile (Artis); c.
l'administration des prêts; d.
l'administration des documents de voyage; e.
la collection de documents judiciaires turcs; f.
l'administration des frais d'assistance; g.
... 4
h.
la banque des données sur les cas médicaux; i. 5 la banque de données «Aide au retour individuelle»; j. 6 la banque de données LINGUA.
2 La banque de données Artis rassemble des documents contenant des informations
sur les pays d'origine des requérants d'asile. Elle ne comprend aucune donnée sensible ou profil de la personnalité. Si un document ne provenant pas d'une source publique contient des noms de personnes, il est rendu anonyme avant d'être saisi dans
la banque de données. Tous les collaborateurs de l'office fédéral et de la Commission suisse de recours en matière d'asile (CRA) ont accès aux données. L'office
fédéral peut rendre accessibles, par une procédure d'appel, les informations contenues dans Artis: RO 1999 2351
1
RS 142.31
2
Les renvois en dessous des titres médians portent sur les articles de la loi.
3
Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 3 juillet 2001 (RO 2001 1752).
4 Abrogée par le ch. I de l'O du 3 juillet 2001 (RO 2001 1752).
5
Introduite par le ch. I de l'O du 3 juillet 2001 (RO 2001 1752).
6
Introduite par le ch. I de l'O du 3 juillet 2001 (RO 2001 1752).
142.314
Droit de cité. Etablissement. Séjour 2
142.314
a.
aux autorités cantonales de police des étrangers; b.
aux représentants de l'administration fédérale qui ont besoin d'informations
sur les pays d'origine des requérants d'asile pour accomplir leur travail; c.
aux autorités d'Etats étrangers et aux organisations internationales avec lesquelles la Suisse entretient un échange institutionnalisé d'informations. 7 3 L'administration des prêts recense les prêts accordés aux réfugiés reconnus. Les
collaborateurs de l'office fédéral chargés de l'administration des prêts ont accès aux
données.
4 L'administration des documents de voyage a pour missions l'établissement automatique, la gestion et le traitement des documents suisses de voyage destinés aux
étrangers sans papiers. Les collaborateurs de l'office fédéral chargés du traitement
des demandes d'établissement de documents suisses de voyage ont accès aux données.
5 La collection de documents judiciaires turcs est une banque de données de référence comportant les documents judiciaires turcs qui ont été présentés par des requérants d'asile et dont l'authenticité a été confirmée. Les collaborateurs de l'office fédéral spécialisés dans l'analyse de documents judiciaires ont accès aux données.
6 L'administration des frais d'assistance comprend les décomptes des prestations
d'assistance fournies par les cantons ou sur leur mandat. Les collaborateurs de
l'office fédéral chargés du remboursement des prestations d'assistance aux cantons
ont accès aux données.
7 ... 8
8 La banque de données sur les cas médicaux contient l'exposé des faits et les décisions relatives aux cas médicaux. Elle permet la mise en place d'une procédure uniforme pour le traitement des cas médicaux. Les collaborateurs de l'office fédéral
chargés des cas médicaux ont accès aux données.
9 La banque de données «Aide au retour individuelle» contient le décompte des
sommes versées aux requérants au titre de l'aide au retour individuelle. Ont accès à
cette banque de données les collaborateurs de l'office fédéral chargés de la surveillance en matière d'aide au retour individuelle et de son évaluation. 9 10 La banque de données LINGUA renferme les noms des experts et des requérants
d'asile pour lesquels une expertise de provenance LINGUA a été établie. Le contenu
de l'expertise ne figure pas dans la banque de données. Ont accès à cette banque de
données tous les collaborateurs de l'office fédéral travaillant au sein de l'unité
LINGUA. 10
7
Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 3 juillet 2001 (RO 2001 1752).
8 Abrogé par le ch. I de l'O du 3 juillet 2001 (RO 2001 1752).
9
Introduit par le ch. I de l'O du 3 juillet 2001 (RO 2001 1752).
10
Introduit par le ch. I de l'O du 3 juillet 2001 (RO 2001 1752).
O 3 sur l'asile
3
142.314
Art. 2
Interdiction de communiquer des données
(art. 97, al. 1)
Les autorités de la Confédération et des cantons qui envisagent de transmettre à
l'Etat d'origine ou de provenance des données concernant un requérant d'asile, un
réfugié reconnu ou une personne à protéger se trouvant en Suisse doivent s'assurer
au préalable auprès de l'office fédéral qu'une décision exécutoire a été rendue et que
cette communication ne mettra en danger ni la personne concernée, ni ses proches.
Art. 3
Communication de données en vue d'obtenir des documents
de voyage
(art. 97, al. 3, let. b) S'il s'avère nécessaire de transmettre les empreintes digitales d'une personne à son
Etat d'origine ou de provenance aux fins d'assurer l'exécution du renvoi, il ne doit
pas transparaître que la personne concernée a déposé une demande d'asile en Suisse.
Art. 4
Communication de données personnelles à des Etats tiers et
à des organisations internationales
(art. 98)
1 La transmission des données peut se faire par voie électronique.
2 Les empreintes digitales et les photographies sont considérées comme d'autres
données permettant d'établir l'identité d'une personne conformément à l'art. 98,
al. 2, let. c, de la loi.
Art. 5
Relevé et traitement des empreintes digitales
(art. 99)
1 Les empreintes digitales d'enfants de moins de 14 ans accompagnés de l'un de
leurs parents ne seront pas relevées.
2 Lorsque des demandes déposées à l'étranger, à la frontière ou dans un canton leur
sont soumises, les autorités compétentes sur place relèvent les empreintes digitales
et établissent les photographies conformément aux instructions de l'office fédéral.
Lorsque la demande émane d'une personne détenue dans une prison, l'office fédéral
peut, pour des raisons techniques liées à l'instruction, copier les empreintes digitales
dont dispose le Département fédéral de justice et police et les intégrer dans son recueil.
3 L'office fédéral peut charger des entreprises privées de relever les empreintes digitales dans les centres d'enregistrement dans la mesure où elles peuvent garantir
qu'elles appliqueront les dispositions relatives à la protection des données. Les empreintes digitales et les données personnelles les accompagnant peuvent être transmises électroniquement.
4 L'office fédéral met à la disposition des services de police chargés d'une enquête
les empreintes digitales et les photographies dont il dispose, si cela s'avère nécessaire pour élucider des délits. Les services de police ne sont habilités à transmettre
ces données à des autorités étrangères qu'avec l'accord de l'office fédéral.
Droit de cité. Etablissement. Séjour 4
142.314
5 Lorsque des empreintes digitales relevées par des services de police étrangers
(INTERPOL) concordent avec celles enregistrées par l'office fédéral, ce dernier décide, en vertu de l'art. 97, al. 1, de la loi, s'il est licite de transmettre les résultats à
des autorités étrangères.
Art. 6
Système d'enregistrement automatisé des personnes
(art. 100)
1 L'office fédéral est maître du système d'enregistrement AUPER.
2 Les données relatives aux personnes et aux affaires sont centralisées par l'office
fédéral. Seule l'adresse des personnes qui se trouvent en Suisse en vertu de la loi est
saisie par les autorités cantonales de la police des étrangers.
3 Les autorités cantonales prennent en charge les frais d'acquisition et d'exploitation
de leurs appareils. La Confédération finance l'installation et l'utilisation d'une ligne
jusqu'au point de raccordement central (distributeur principal) dans le canton. Les
cantons assument les frais d'installation et d'exploitation des lignes secondaires nécessaires sur leur territoire.
4 Les stations de données prévues pour l'utilisation externe à la Confédération doivent satisfaire aux prescriptions techniques de la Confédération. L'office fédéral fixe
les détails.
Art. 7
Contenu de l'AUPER
(art. 100)
1 L'AUPER contient les données suivantes: a.
noms (prénoms, noms d'emprunt, noms et prénoms des parents); b.
date de naissance;
c.
sexe;
d.
nationalité;
e.
état civil;
f.
numéro personnel et numéro de dossier, catégorie de dossier; g.
adresses en Suisse et à l'étranger; h.
religion;
i.
appartenance ethnique; j.
pièces d'identité;
k.
données relatives à la gestion de l'affaire (stade de la procédure, canton
d'attribution, entrée en force, etc.); l.
données nécessaires à l'établissement de documents (nom et adresse de
l'employeur, n REE).
2 Les annexes 1 et 2 comprennent le catalogue des données, ainsi que l'autorisation
d'accès aux données et l'autorisation de traitement des données.
O 3 sur l'asile
5
142.314
3 Lorsque les cantons délèguent à des tiers des tâches qui leur incombent en vertu de
la loi sur l'asile, l'office fédéral peut communiquer à ces tiers, par une procédure
d'appel ou d'une autre façon, les données saisies dans AUPER et visées à l'al. 1, let.
a à g, j, k, l. Les cantons veillent à ce que les tiers auxquelles ces tâches ont été déléguées respectent les dispositions cantonales en matière de protection des données. 11
Art. 8
Communication de données émanant de l'AUPER
(art. 101)
L'office fédéral s'assure tous les ans que les conditions d'accès à l'AUPER, accordés conformément à l'art. 101 de la loi, sont toujours valables.
Art. 9
Communication dans des cas particuliers 1 Dans des cas particuliers, l'office fédéral peut communiquer aux autorités de la
Confédération, des cantons et des communes ainsi qu'à des organisations privées,
les données personnelles dont elles ont besoin pour s'acquitter de leurs tâches légales.
2 D'une manière générale, les données personnelles ne sont pas communiquées aux
particuliers. A titre exceptionnel, l'adresse d'une personne peut être communiquée
lorsque la personne requérante est à même de prouver qu'elle en a besoin pour exercer des droits lui revenant ou pour défendre d'autres intérêts dignes de protection.
Art. 10
Communication de listes 1 L'office fédéral peut communiquer des listes comportant des données personnelles
aux autorités de la Confédération, des cantons et des communes ainsi qu'à des organisations privées si elles en ont besoin pour l'accomplissement de leurs tâches légales et que le traitement auquel procède l'autorité requérante est compatible avec
l'objectif défini en la matière par la loi.
2 La communication de listes comportant des données personnelles à des particuliers
n'est pas autorisée.
Art. 11
Droits des personnes concernées 1 Les droits des personnes concernées, notamment le droit d'accès, et ceux de rectifier et de supprimer des données, sont régis par les dispositions de la loi fédérale du
19 juin 1992 sur la protection des données12.
2 Les données inexactes doivent être corrigées d'office. Si la personne concernée
contrevient à ses devoirs et provoque la saisie de données incorrectes, les frais de
rectification peuvent lui être facturés jusqu'à un montant maximum de 1500 francs.
3 Si une personne concernée veut faire valoir des droits, elle doit justifier de son
identité et présenter une demande écrite à l'office fédéral.
11
Introduit par le ch. I de l'O du 3 juillet 2001 (RO 2001 1752).
12
RS 235.1
Droit de cité. Etablissement. Séjour 6
142.314
Art. 12
Sécurité des données
1 L'office fédéral prend les mesures organisationnelles et techniques appropriées
conformément aux dispositions sur la protection des données pour prévenir la perte,
la falsification, la destruction et le traitement non autorisé des données.
2 L'accès au système AUPER fait l'objet d'un journal; il est protégé au moyen des
profils d'utilisateurs et des mots de passe. Les données sont chiffrées avant d'être
transmises.
3 Lors du transport ou de la transmission des données personnelles, il y a lieu de
s'assurer qu'il n'est pas possible de les lire, de les copier, de les modifier ou de les
effacer sans autorisation.
4 Les autorités directement raccordées au système AUPER prennent des mesures efficaces pour interdire aux tiers non autorisés l'accès aux locaux.
5 Les données et programmes AUPER doivent pouvoir être reconstitués s'ils ont été
détruits, dérobés ou perdus.
Art. 13
Archivage
Les données qui ne sont plus utilisées sont archivées ou détruites. Elles sont archivées ou supprimées avec la collaboration des Archives fédérales.
Art. 14
Statistiques, planification et recherche 1 D'entente avec l'Office fédéral de la statistique, l'office fédéral établit périodiquement des statistiques, dans le cadre de la loi, en se fondant sur les données saisies
dans le système AUPER. Les statistiques doivent être traitées de façon à exclure tout
rapprochement avec les personnes concernées. Les statistiques les plus importantes
sont publiées.
2 L'office fédéral peut communiquer aux autorités, aux universités et à leurs instituts
ainsi qu'à des organisations privées des données personnelles à des fins relevant de
la recherche et de la planification. Le nom des personnes concernées ne doit pas être
fourni, dans la mesure où le but du traitement le permet. Les résultats doivent être
publiés de façon qu'il soit impossible de déterminer qui sont les personnes concernées. La transmission de ces données n'est licite qu'avec l'assentiment de l'office
fédéral.
Art. 15
Entrée en vigueur
La présente ordonnance entre en vigueur le 1er octobre 1999.
O 3 sur l'asile
7
142.314
Annexe 113
Légende
Niveaux d'accès: A
Interroger
B
Traiter
B1
Traiter afin d'établir les livrets N, F et S Vide
Pas d'accès
Unités organisationnelles: ODR
Office fédéral des réfugiés - I
Gestionnaire du système - II
Enregistrement, saisie de données AUPER - III
Collaborateurs des centres d'enregistrement, bureau d'attribution - IV
Section identification - V
Collaborateurs, cadres, tierces personnes chargées de tâches Sirück CC
Centre de calcul du DFJP, Services AFIS CRA
Commission suisse de recours en matière d'asile SR
Service de recours du DFJP OFE
Office fédéral des étrangers OFP
Office fédéral de la police DP IV
Direction politique, Division IV, du DFAE CDF
Contrôle fédéral des finances POLET
Police cantonale des étrangers POCA
Police cantonale
OCF
Organes fédéraux et cantonaux de contrôle à la frontière OCIAMT
Office cantonal de l'industrie, des arts et du métier et du travail Assistance
Office cantonal de l'assistance 13
Nouvelle teneur selon le ch. II de l'O du 3 juillet 2001 (RO 2001 1752).
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Annexe 2
Catalogue de données AUPER (Art. 101, al. 2, de la loi) OFS
OSAR
Poste
Données personnelles Nom(s)
B
B
B
Prénom(s)
B
B
B
Nom(s) et prénom(s) des parents B
B
Nom(s) d'emprunt
B
B
Date de naissance
B
B
B
Sexe
B
B
Nationalité
B
B
B
Nationalité de naissance Etat civil
B
Numéro personnel
B
B
B
Numéro et catégorie de dossier B
B
B
Adresses en Suisse
B
B
Adresses à l'étranger B
Religion
B
Appartenance ethnique B
Pièces d'identité
B
Gestion des affaires Type de l'affaire
B
Numéro de l'affaire B
Coll. comp. ODR
B
Etat de la procédure B
Priorité
B
Nom et adresse des personnes concernées B
Canton d'attribution B
B
N° de référence de la police des étrangers B
N° de référence de l'assistance B
Date de l'entrée de l'affaire B
B
Date du règlement de l'affaire B
Entrée en force
B
Droit de cité. Etablissement. Séjour 12
142.314
OFS
OSAR
Poste
Délais
B
Nom du centre et adresse B
Numéro de contrôle de processus, lieu et date du relevé
des empreintes digitales Moyens financiers propres B
Garantie des coûts
B
Date de l'entrée du recours B
Date du règlement du recours B
Langue maternelle
B
Etablissement des livrets N, F + S/Sirück Activité
B
Nom et adresse de l'employeur, n REE B
B
Début et fin de l'activité professionnelle B
B
O 3 sur l'asile
13
142.314
Annexe 3
Modification du droit en vigueur L'ordonnance AUPER du 18 novembre 199214 est modifiée comme il suit: Préambule
...
4 Abrogé
AbrogésArt. 18
...
Annexe 1
...
Annexe 2
Abrogée
14
RS 142.315. Les modifications mentionnées ci-dessous sont insérées dans ladite
ordonnance.
Droit de cité. Etablissement. Séjour 14
142.314