Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems E‑VERA (E-VERA) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).

Das E-VERA dient dem EDA zur Erfüllung der konsularischen Aufgaben durch die schweizerischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) und die Konsularische Direktion (KD), insbesondere betreffend:

a.

die Führung des Auslandschweizerregisters;

b.

die Kommunikation mit den Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;

c.

die Verwaltung und den Versand von Publikationen;

d.

die Erstellung von Auswertungen und Statistiken;

e

die Bewältigung von Krisen und Katastrophen;

f.

die Unterstützung der Schweizerischen Ausgleichskasse (SAK) im Rahmen der freiwilligen Versicherung nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 1946⁴ über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG) und Artikel 3 der Verordnung vom 26. Mai 1961⁵ über die freiwillige Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung.

Die KD trägt die Verantwortung für das E-VERA.

Das E-VERA besteht aus einer Datenbank und einem Online-Schalter.

¹ Im E-VERA werden die Daten folgender Personen bearbeitet:

a.

Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer;

b.

Ehepartnerinnen und Ehepartner sowie eingetragene Partnerinnen und Partner von Personen nach Buchstabe a;

c.

Kinder von Personen nach den Buchstaben a und b;

d.

ausländische Eltern von minderjährigen Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;

e.

Personen und deren Angehörige, für welche die Schweiz Schutzfunktionen übernimmt oder für welche sie den Schutz fremder Interessen wahrnimmt.

² Die Bearbeitung der Daten erfolgt nach Anhang 1.

¹ Sämtliche Daten des E-VERA werden von den Vertretungen erfasst. Das System teilt jeder Person automatisch eine Nummer zu.

^1bis Die Schweizer Einwohnergemeinden können dem E-VERA den Wegzug ins Ausland (Art. 12 Abs. 4 ASG) oder den Zuzug in die Schweiz (Art. 13 Abs. 3 ASG) von Personen nach Artikel 5 Buchstaben a-d elektronisch melden. Die Daten über den Zuzug in die Schweiz werden in das E-VERA übernommen.⁶

^1ter Das E-VERA überprüft, ob die im E-VERA erfassten Daten zur Identität mit den im Personenstandsregister (Art. 39 des Zivilgesetzbuchs⁷) erfassten Daten übereinstimmen. Im E-VERA falsch erfasste Daten werden im E-VERA berichtigt und fehlende Daten ergänzt.⁸

² Die im E-VERA erfassten AHV-Nummern werden nach den Artikeln 133^bis und 134^quater der Verordnung vom 31. Oktober 1947⁹ über die Alters- und Hinterlassenenversicherung verifiziert und gegebenenfalls berichtigt. Personen ohne AHV-Nummer weist die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) die AHV-Nummer zu.¹⁰

³ Das E-VERA überprüft mittels Online-Abfrage, ob im E-VERA erfasste Personen wegen eines Verbrechens oder Vergehens im automatisierten Polizeifahndungssystem (RIPOL) verzeichnet sind. Das Resultat der Abfrage wird im E-VERA nicht gespeichert.

¹ Die Vertretungen und die KD verfügen für alle Daten im E-VERA über sämtliche Bearbeitungsrechte.

² Die Personen nach Artikel 5 können die Daten nach Anhang 1, die sie oder ihre im gleichen Haushalt lebenden Angehörigen betreffen, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte über den Online-Schalter einsehen; sie können konsularische Dienstleistungen sowie die Änderung unrichtiger oder nicht mehr aktueller Daten beantragen und Dokumente elektronisch über den Online-Schalter übermitteln.¹¹

³ Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke die Daten nach Anhang 1 im Abrufverfahren einsehen:

a.

die Fachstelle Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip und Informationssicherheit EDA: zur Erteilung von Auskünften bei Anfragen in ihrem Zuständigkeitsbereich;

b.

die Interne Revision EDA: zur Vorbereitung und Durchführung von Audits auf Auslandvertretungen;

c.

das Krisenmanagementzentrum des EDA: zur raschen Lokalisierung von Schweizer Bürgerinnen und Bürgern in Krisensituationen;

d.

das Passbüro EDA: zum Auffinden von Inhaberinnen und Inhabern von Diplomaten- und Dienstpässen im Ausland;

e.

die SAK: zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben im Bereich der Alters- und Hinterlassenenversicherung sowie der Invalidenversicherung;

f.

die ZAS: zur Zuweisung der AHV-Nummer¹².

⁴ Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

⁵ Die für das Stimmregister zuständigen Behörden verfügen für den Online-Schalter über diejenigen Zugriffsrechte, die für den Bezug von Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht notwendig sind.¹³

¹ Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten von Personen, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekannt geben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.

² Den folgenden Stellen werden die Daten nach Anhang 1 automatisch und verschlüsselt übermittelt:

a.

dem Bundesamt für Statistik: im Rahmen der Statistikerhebungsverordnung vom 30. Juni 1993¹⁴ und der Registerharmonisierungsverordnung vom 21. November 2007¹⁵;

b.

der SAK: zur Vornahme der den Vertretungen gemeldeten Mutationen, die Dossiers betreffen, die von der SAK verwaltet werden;

c.

der ZAS: zur Verifizierung und Zuweisung der AHV-Nummer.

³ Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten anderen Behörden bekannt geben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

⁴ Den für das Stimmregister zuständigen Behörden werden Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht automatisch und verschlüsselt übermittelt oder über den Online-Schalter bereitgestellt.¹⁶

Die Ablage von Dokumenten, die im E-VERA bearbeitet werden, erfolgt im jeweiligen Geschäftsverwaltungssystem. Im E-VERA werden sie im Anschluss an die Bearbeitung gelöscht.

¹ Fünf Jahre nach der Erfassung einer der folgenden Angaben, spätestens aber nach Vollendung des 115. Altersjahrs, werden die Daten der betreffenden Person vernichtet:¹⁹

a.

abgemeldet;

b.

gestorben;

c.

tot geboren;

d.

Tod ohne Todesurkunde;

e.

verschollen.

² Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

¹ Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des E-VERA die individuellen Zugriffsrechte.

² Die KD überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin erfüllt sind.

¹ Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des E-VERA verantwortlich.

² Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.

³ Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört der KD an.

¹ Das E-VERA verfügt über eine Schnittstelle zum Informationssystem EDAssist+.

² Anhang 2 enthält die Angabe der Daten, die vom E-VERA an das Informationssystem EDAssist+ übermittelt werden, und legt die Periodizität der Übermittlung fest.

³ Dokumente nach Artikel 7 Absatz 2 werden über eine Schnittstelle an das EDAssist+ übermittelt, sofern dies zur Erfüllung der Aufgaben nach Artikel 3 der Verordnung vom 18. Juni 2021²¹ über die konsularischen Informationssysteme des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten erforderlich ist.

⁴ Zur Erstellung elektronischer Personendossiers im standardisierten Geschäftsverwaltungssystem GEVER werden die erforderlichen Daten über eine Schnittstelle an GEVER übermittelt.

¹ Die KD und die Vertretungen sorgen dafür, dass die Personendaten im E-VERA vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

² Sie stellen sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

¹ Die Informationssicherheit richtet sich nach:²²

a.²³

der Datenschutzverordnung vom 31. August 2022²⁴;

b.²⁵

der Informationssicherheitsverordnung vom 8. November 2023²⁶;

c.²⁷

…

² Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

¹ Die Zugriffe auf das E-VERA und die Bearbeitungen im E-VERA werden laufend protokolliert.

² Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.²⁸

Die VERA-Verordnung vom 7. Juni 2004²⁹ wird aufgehoben.

Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert:

…³⁰

Diese Verordnung tritt am 1. September 2016 in Kraft.